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高校會議室預約系統設計與實現

時間:1970-01-01  作者:佚名

論文摘要:隨著信息技術的發展,高校會議室預約正逐步走向信息化,并得到越來越多的應用。本文依據我校會議室調度及使用管理制度,結合具體使用過程,采用S2SH、jQuery、數據庫等技術,設計并實現了高校會議室預約系統。不僅簡化了會議室申請及審批流程,而且規范了會議室資源調度過程,有效提高了會議室的使用效率。

關鍵詞:會議預約,會議室管理,S2SH

0引言

會議室是高校進行日常管理決策的重要場所,是一種共享資源,通常,校內的各個部門包括學院都可以申請使用會議室。同時,高校會議室也具有種類多、數量多、軟硬件條件參差不齊等特點,給會議室的共享造成不便。高校會議室在用途上包括會議室、學術報告廳、多媒體報告廳、禮堂、排練廳等;在數量上,各個學院和部門擁有會議室的個數不盡相同;在軟硬件條件上,會議室的座位數、空調、投影、網絡等條件參差不齊。

在傳統的會議室管理模式中,通常采用紙質記錄的方式來預約會議室,程序繁瑣且容易產生沖突。用戶申請會議室時,無法了解當前會議室的預定情況,往往要經歷預約咨詢、填送報表、簽字蓋章等過程,用戶體驗不佳。同時,管理員面對大量的會議室資源和會議預約申請,依靠人力往往很難做出清晰的決策,因此導致了會議室資源利用不充分的問題[1]。

為了進一步規范會議室的使用和預約管理,提高預約效率,避免資源沖突,亟需建立會議室預約管理系統。用戶只需要通過登錄系統即可方便、快捷的了解每個會議室的當前狀態和預定情況,進而提高申請被審核通過的可能性,最終提高會議室的使用率,同時節省會議室申請人及管理人的時間及精力。

1系統設計

1.1會議室申請流程

會議室申請流程包括提前申請、沖突情況、變更情況三部分。高校各職能部門、各學院使用會議室須向有關管理部門提交會議室使用申請(大型會議提前三天,一般會議提前一天),并在申請表上注明要求,包括要使用的多媒體設備、茶水等,經批準后方可使用;如遇多個單位同時申請使用同一個會議室,管理部門有權要求申請部門變更使用時間或地點,一般優先安排學校的重要學術報告或重要行政會議;若申請部門使用會議室,遇到時間變更或需延長使用時間等情況,應及時通知有關管理部門,以便進行相應的調整和安排,保障會議的順利進行[2]。

1.2需求分析

系統的目的是為了方便會議組織者和會議室管理人員的使用,使其能夠準確的查看當前會議室使用狀態,并根據會議人數與內容快速選擇會議室,提高會議室的使用效率。

經過分析,將會議室預定流程劃分為查看會議室預約情況、填寫預約信息、管理員審核預約信息、查看審核結果四個階段。系統共包含兩類角色,普通用戶和管理員用戶,不同角色擁有不同的功能模塊。普通用戶包含會議室查詢、會議室預定、賬號管理三個功能模塊;管理用戶包含會議室管理、會議管理、申請管理、賬號管理、報表管理五個功能模塊,如圖1所示。

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